Rapat yang dimulai sebagai pembaruan proyek kadang berubah menjadi sesi tanya jawab atau pembahasan masalah. Template ringkasan yang dipilih sebelum rapat mungkin tidak lagi cocok. Zoom menambahkan kemampuan bagi host untuk mengganti template Meeting Summary ketika rapat masih berlangsung.
Perubahan tersebut hanya berlaku untuk rapat yang sedang aktif beserta ringkasannya. Template yang sudah ditetapkan untuk seri rapat terjadwal berikutnya tidak ikut berubah.
Catatan ketersediaan: Zoom mencantumkan fitur ini dalam release notes terbaru untuk aplikasi desktop Windows, macOS, dan Linux. Peluncuran pembaruan dapat berlangsung bertahap. Jika pemilih template belum terlihat, perbarui aplikasi dan periksa kembali pengaturan Meeting Summary.
Sebelum rapat dimulai
- Gunakan aplikasi Zoom Workplace desktop yang telah diperbarui.
- Pastikan Meeting Summary dan meeting summary templates diaktifkan.
- Periksa template yang disediakan oleh admin untuk akun Anda.
- Tentukan host yang akan mengelola Meeting Summary selama rapat.
Daftar template yang terlihat dapat berbeda antarorganisasi. Admin dapat menentukan template bawaan, menyembunyikan template tertentu, membuat template khusus, dan membatasi penggunaannya untuk grup tertentu.
Jika Meeting Summary belum aktif, ikuti panduan cara mengaktifkan Meeting Summary Zoom AI sebelum mencoba mengganti format ringkasan.
Cara mengganti template saat rapat berlangsung
Catatan rilis Zoom memastikan host dapat mengganti template pada rapat aktif. Namun halaman panduan template yang tersedia saat ini belum mencantumkan jalur tombol dalam rapat secara terperinci. Setelah pembaruan muncul pada aplikasi Anda, gunakan alur berikut:
- Mulai rapat sebagai host melalui aplikasi Zoom Workplace desktop.
- Buka panel Zoom AI dari bagian kanan atas jendela rapat.
- Pastikan Meeting summary sedang aktif.
- Buka kontrol Meeting Summary, lalu cari pemilih Meeting summary template.
- Pilih template yang paling sesuai dengan arah pembahasan saat itu.
- Periksa kembali nama template yang aktif sebelum melanjutkan rapat.
Nama menu atau posisi tombol dapat berubah ketika pembaruan diterapkan. Jangan mengubah pengaturan seri rapat dari halaman penjadwalan jika tujuan Anda hanya mengganti template untuk sesi yang sedang berjalan.
Apa yang berubah setelah template diganti?
Template mengatur susunan dan fokus ringkasan, misalnya bagian topik pembahasan, keputusan, pertanyaan, risiko, atau tindakan lanjutan. Perubahan saat rapat berlaku untuk ringkasan rapat tersebut saja.
Zoom menegaskan bahwa pilihan baru tidak mengubah template yang sudah dikonfigurasi untuk seri rapat terjadwal. Pertemuan berikutnya tetap memakai pengaturan seri atau template bawaan yang sebelumnya ditentukan.
Fitur ini membantu host menyesuaikan hasil akhir tanpa mengganggu jadwal rutin. Meski demikian, template tidak memperbaiki audio yang tidak jelas atau percakapan yang terlewat ketika Meeting Summary belum aktif.
Contoh memilih template sesuai rapat
- Project update: cocok untuk status pekerjaan, risiko, hambatan, dan tindakan lanjutan.
- Q & A: cocok ketika sesi berubah menjadi kumpulan pertanyaan dan jawaban.
- Lecture summary: membantu merapikan konsep utama, tujuan belajar, tugas, dan materi tambahan.
- Brainstorm: membantu mengelompokkan ide, rincian, serta poin yang perlu ditindaklanjuti.
- One-on-one: cocok untuk topik pembicaraan, tantangan, dan kesepakatan tindak lanjut individual.
- General template: pilihan aman untuk ringkasan umum ketika rapat membahas beberapa jenis topik.
Pilih berdasarkan bentuk hasil yang dibutuhkan, bukan sekadar nama rapat. Rapat proyek yang sebagian besar berisi pertanyaan pelanggan mungkin lebih mudah ditinjau dengan template Q & A daripada Project update.
Mengganti template setelah rapat selesai
Jika host baru menyadari ketidaksesuaian setelah rapat, Zoom juga menyediakan penggantian template pada rapat terdahulu:
- Masuk ke aplikasi Zoom Workplace desktop.
- Buka tab Meetings atau Calendar.
- Pilih rapat terdahulu yang Anda host dan memiliki Meeting Summary.
- Di detail rapat, buka Settings di sebelah jenis acara Zoom Meeting.
- Pada bagian Zoom AI, buka daftar Meeting summary template.
- Pilih template lain.
Zoom akan membuat ulang ringkasan mengikuti tata letak dan struktur template yang dipilih. Periksa kembali hasilnya sebelum dibagikan karena pengelompokan informasi dapat berubah.
Jika pilihan template tidak muncul
- Perbarui aplikasi: fitur perubahan saat rapat memerlukan pembaruan pada aplikasi desktop.
- Periksa pengaturan pribadi: masuk ke web portal, buka Settings, pilih Zoom AI, lalu periksa Meeting summary templates.
- Hubungi admin: opsi yang abu-abu dapat berarti pengaturan dikunci pada tingkat akun atau grup.
- Periksa template yang diterbitkan: pengguna hanya dapat memilih template yang disediakan dan diizinkan oleh admin.
- Pastikan ringkasan aktif: template tidak dapat menghasilkan ringkasan jika Meeting Summary tidak berjalan.
Batas yang perlu diketahui
Zoom menyebut ringkasan yang dibuat menggunakan template mendukung hingga 32.000 karakter. Template menentukan struktur keluaran, tetapi host tetap perlu memeriksa nama, keputusan, tugas, dan konteks sebelum membagikannya.
Daftar orang yang sempat bergabung dapat diperiksa melalui panduan melihat daftar peserta di Meeting Summary Zoom. Gunakan daftar tersebut sebagai referensi praktis, lalu periksa isi ringkasan secara terpisah.
Checklist setelah mengganti template
- Template baru sesuai dengan bentuk pembahasan yang sedang berjalan.
- Meeting Summary tetap aktif setelah perubahan.
- Pengaturan seri rapat berikutnya tidak ikut diubah.
- Ringkasan akhir diperiksa sebelum dibagikan.
- Informasi sensitif yang tidak perlu sudah dihapus dari hasil akhir.
Sebelum memakai fitur pada rapat penting, lakukan satu rapat uji dengan pembahasan singkat. Ganti template di tengah sesi, akhiri rapat, lalu bandingkan ringkasan yang dihasilkan. Pengujian ini membantu host mengenali letak kontrol terbaru sekaligus memastikan template pilihan menghasilkan bagian yang benar-benar dibutuhkan tim.
Leave a Reply