Mengurus sertifikat webinar tidak harus selalu berakhir dengan mencocokkan daftar hadir dan mengganti nama peserta satu per satu. Fitur Certification dapat menghasilkan sertifikat PDF personal ketika peserta memenuhi kriteria yang sudah ditentukan penyelenggara, misalnya durasi mengikuti acara dan menjawab polling.
Namun, ada batas yang perlu jelas sejak awal: fitur ini dikelola melalui alur acara Zoom Events yang mendukung Certification, bukan otomatis muncul di setiap Zoom Meeting atau webinar biasa. Panduan berikut ditujukan untuk pengelola yang sudah memiliki akses ke menu tersebut. Jika masih menentukan format acaranya, lihat dulu perbedaan Zoom Meeting dan webinar.
Sebelum mulai
- Pastikan Anda bisa mengelola acara di portal Zoom Events dan melihat opsi Certification.
- Untuk contoh satu sesi di bawah, gunakan simplified event setup workflow.
- Siapkan durasi acara, polling, materi yang akan diakses, serta desain sertifikat.
- Gunakan aplikasi Zoom desktop terbaru bila ingin peserta melihat panel kemajuan sertifikasi. Panel ini tidak tersedia di semua jenis perangkat.
Minta peserta memperbarui aplikasi melalui sumber resmi, terutama pada komputer kantor yang dikelola admin. Langkah ini juga membantu menutup celah keamanan pada aplikasi Zoom Windows, bukan sekadar menampilkan fitur baru.
1. Aktifkan Certification pada acara
Masuk ke Zoom Events, pilih Across Hubs, lalu buka Events. Saat membuat acara satu sesi, pilih Single session dan aktifkan alur penyiapan sederhana. Opsi Certification tersedia di bagian fitur tambahan pada proses pembuatan acara.
Untuk acara satu sesi yang sudah dibuat dengan alur tersebut:
- Buka pengaturan acara.
- Pilih General configuration, lalu tab Advanced features.
- Aktifkan Certification.
- Baca konfirmasi perubahan kapasitas acara, kemudian pilih Continue.
- Klik Edit di samping Certification untuk membuka panel pengaturannya.
Jangan melewati konfirmasi kapasitas hanya karena ingin cepat selesai. Pastikan jumlah peserta yang direncanakan tetap sesuai dengan batas yang ditampilkan pada acara Anda.
2. Tentukan syarat yang bisa benar-benar dipenuhi peserta
Di tab Criteria, pilih cara pemberian kredit. Full credit cocok bila seluruh persyaratan harus selesai. Partial credit memungkinkan tingkat pencapaian berbeda sesuai ketentuan penyelenggara. Untuk webinar sederhana, aturan penuh biasanya lebih mudah dijelaskan kepada peserta.
Ada tiga jenis kriteria yang dapat dipilih:
- View time: lama peserta mengikuti sesi. Nilainya tidak boleh melebihi durasi acara yang dikonfigurasi.
- Polls answered: jumlah polling yang harus dijawab. Siapkan polling terlebih dahulu agar opsi ini bisa digunakan.
- Resources accessed: jumlah materi atau tautan yang harus diakses. Unggah atau atur materinya sebelum menjadikan ini persyaratan.
Contoh pengaturan, bukan aturan bawaan Zoom: pada webinar 90 menit, panitia menetapkan minimal mengikuti 60 menit, menjawab satu polling, dan mengakses satu materi. Jika ketiganya diaktifkan, peserta perlu memenuhi ketiganya untuk memperoleh sertifikat sesuai aturan penuh tersebut.
Umumkan syarat sebelum acara dan ingatkan kembali saat sesi dimulai. Hindari mewajibkan akses materi yang belum pernah dibagikan. Selesaikan pengaturan sebelum jadwal mulai karena panduan Zoom menyebut pengaturan sertifikasi terkunci ketika waktu mulai acara tercapai.
3. Rapikan desain dan periksa PDF-nya
Buka tab Certificate Design. Anda bisa memakai template bawaan atau mengunggah template PDF sendiri dengan ruang kosong untuk elemen dinamis. Atur nama peserta, nama acara, dan tanggal penyelesaian sesuai kebutuhan. Logo penyelenggara juga dapat ditambahkan.
Gunakan Preview in PDF untuk memeriksa hasil, lalu simpan. Sisakan ruang yang cukup untuk nama panjang agar tidak bertabrakan dengan elemen lain. Periksa juga ejaan judul acara dan identitas penerbit sebelum mengirim undangan.
Jika memakai kredit atau tingkatan, tulis maknanya secara jelas. Jangan menambahkan klaim akreditasi atau pengakuan profesi hanya karena sertifikat dihasilkan otomatis oleh sistem.
4. Pilih cara peserta menerima sertifikat
Di tab Certificate Delivery, tentukan jalur yang sesuai dengan acara:
- Email delivery: peserta yang memenuhi syarat menerima tautan unduhan setelah acara selesai.
- In-session download: tautan unduhan dapat muncul ketika syarat telah terpenuhi, jika opsi ini diaktifkan.
- Lobby: sertifikat dapat diakses melalui lobi acara bila jalurnya digunakan.
- Certificate vault: peserta mengakses kumpulan sertifikat yang terkait dengan email mereka melalui proses verifikasi resmi.
Periksa juga pengaturan waktu rilis. Penyelenggara dapat menunda atau menahan penerbitan, jadi jangan menjanjikan semua peserta langsung menerima email pada detik yang sama. Beri tahu jalur unduhan yang benar melalui pengumuman acara.
5. Periksa hasil dan tangani pengecualian
Setelah acara, periksa Certification Results untuk melihat dan mengelola sertifikat peserta. Pengelola dapat meninjau, mengunduh, atau mengirim ulang sertifikat, termasuk untuk beberapa peserta sekaligus. Informasi kemajuan dan kredit juga tersedia melalui analitik acara.
Zoom menyediakan persetujuan manual untuk kasus tertentu serta pencabutan sertifikat yang keliru diterbitkan. Gunakan sesuai kebijakan panitia dan catat alasan penyesuaiannya. Jika membutuhkan pembanding kehadiran, Anda juga bisa membaca panduan mengunduh daftar hadir beserta waktu masuk dan keluar; laporan kehadiran tidak dengan sendirinya menggantikan seluruh kriteria Certification.
Jika ada kendala
Menu Certification tidak terlihat
Pastikan Anda berada pada pengelolaan acara di Zoom Events, bukan hanya pengaturan rapat biasa. Untuk alur satu sesi, cek apakah simplified setup workflow digunakan. Minta admin memeriksa akses fitur dan peran Anda; jangan berasumsi setiap webinar memiliki menu yang sama.
Peserta hadir, tetapi sertifikat belum keluar
Cocokkan durasi, jawaban polling, dan akses materi dengan kriteria yang dipasang. Periksa juga waktu rilis serta jalur pengiriman yang dipilih. Hadir saja belum tentu memenuhi seluruh syarat, terutama jika panitia mengaktifkan beberapa kriteria sekaligus.
Panel kemajuan atau email sertifikat tidak ditemukan
Panel kemajuan dalam sesi tersedia di aplikasi desktop dan harus ditampilkan oleh host; hilangnya panel di perangkat lain tidak otomatis berarti peserta gagal. Untuk email, periksa alamat registrasi dan folder spam, lalu hubungi panitia bila perlu dikirim ulang. Peserta harus menyelesaikan verifikasi Certificate vault sendiri, tanpa memberikan kode verifikasi atau kata sandi kepada panitia.
Leave a Reply