Cara Menyematkan Pesan Penting di Chat Zoom agar Peserta Terlambat Tidak Ketinggalan

Instruksi masuk kelas, tautan materi, susunan acara, atau perubahan waktu istirahat mudah tenggelam di antara percakapan peserta. Zoom menyiapkan fitur pin pesan agar host dan co-host dapat mempertahankan satu informasi penting sebagai banner di bagian atas panel chat.

Pesan yang disematkan juga terlihat oleh peserta yang baru masuk. Mereka tidak perlu menggulir riwayat chat untuk mencari pengumuman yang dikirim sebelum bergabung.

Siapa yang dapat menyematkan pesan?

Menurut catatan rilis Zoom, hanya host dan co-host yang dapat menyematkan pesan dalam chat rapat. Peserta biasa tetap dapat membaca banner, tetapi tidak disebutkan memiliki izin untuk memasang pin.

Fitur ini direncanakan untuk aplikasi Zoom Workplace di Windows, macOS, Linux, iOS, dan Android. Rapat yang memakai enkripsi end-to-end tidak mendukung pesan tersemat.

Sebelum rapat dimulai

• Perbarui aplikasi Zoom Workplace setelah pembaruan tersedia.
• Pastikan fitur chat rapat diizinkan oleh admin atau pemilik akun.
• Tentukan siapa yang menjadi co-host jika orang lain akan mengelola pengumuman.
• Siapkan teks singkat yang tetap berguna bagi peserta lama maupun peserta yang baru masuk.

Jika tombol Chat tidak terlihat, host perlu memeriksa apakah chat dinonaktifkan. Pada rapat yang sedang berjalan, host dapat membuka Chat, memilih menu lainnya, lalu memeriksa bagian Participant can chat with. Pilihan yang tersedia menentukan apakah peserta dapat mengirim pesan kepada host, kepada semua orang, atau secara pribadi.

Cara menyematkan pesan setelah fitur tersedia

Dokumentasi Zoom saat ini baru menjelaskan fungsi dan pemilik izin, belum menerbitkan panduan langkah demi langkah untuk tampilan final. Berdasarkan fungsi yang diumumkan, alurnya adalah sebagai berikut:

1. Mulai atau buka rapat sebagai host maupun co-host.
2. Klik atau ketuk Chat untuk membuka panel chat rapat.
3. Kirim informasi penting ke chat utama agar dapat dilihat semua peserta.
4. Buka pilihan tindakan pada pesan tersebut.
5. Pilih opsi Pin atau Pin message ketika tersedia.
6. Periksa bagian atas panel chat. Pesan seharusnya tampil sebagai banner untuk semua peserta.

Nama tombol atau letaknya masih dapat berubah saat pembaruan server diluncurkan. Jika opsi pin belum ada setelah 28 September, tutup dan buka kembali aplikasi, periksa pembaruan Zoom Workplace, lalu coba pada rapat baru.

Pesan seperti apa yang layak disematkan?

Gunakan pin untuk informasi yang tetap dibutuhkan selama rapat, bukan untuk setiap pengumuman. Terlalu sering mengganti pesan dapat membuat peserta tidak yakin mana instruksi yang masih berlaku.

• Kelas daring: tautan materi, format pengumpulan pertanyaan, atau waktu istirahat.
• Rapat internal: tujuan rapat, urutan pembahasan, dan tautan dokumen kerja.
• Wawancara: aturan sesi, urutan peserta, atau alamat pengiriman berkas.
• Acara besar: saluran bantuan, instruksi teknis singkat, atau perubahan agenda.

Hindari menaruh kata sandi, data pribadi, nomor identitas, atau informasi lain yang tidak semestinya terlihat oleh seluruh peserta. Banner berada di posisi menonjol dan dapat terbaca oleh siapa pun yang masuk ke rapat.

Cara menulis pesan yang mudah dipahami

Awali dengan tindakan yang harus dilakukan, lalu tambahkan batas waktu atau tautan bila diperlukan. Satu pesan sebaiknya memuat satu instruksi utama.

Gunakan teks yang tetap masuk akal bagi peserta yang terlambat. Kalimat seperti “klik tautan di atas” kurang membantu karena posisi pesan lain dapat berubah. Tulis tujuan tautan atau instruksinya secara langsung.

Bedanya pesan tersemat dan chat biasa

Chat biasa mengikuti urutan percakapan. Semakin banyak pesan baru, semakin jauh informasi lama bergeser ke atas. Pesan tersemat dipertahankan sebagai banner di bagian atas panel sehingga peserta tidak perlu mencarinya di riwayat percakapan.

Pin tidak menggantikan pengumuman lisan. Untuk instruksi yang berdampak pada semua orang, host sebaiknya tetap menyampaikannya secara singkat, kemudian memasang versi tertulis di chat. Peserta yang mengalami gangguan audio masih mempunyai rujukan yang dapat dibaca.

Jika peserta tidak dapat membuka chat

• Pastikan peserta membuka panel Chat, bukan percakapan pribadi yang terpisah.
• Periksa pengaturan Participant can chat with sebagai host.
• Minta peserta memperbarui aplikasi Zoom Workplace.
• Pastikan rapat tidak menggunakan enkripsi end-to-end karena fitur pin tidak didukung pada mode tersebut.
• Kirim ulang instruksi secara lisan jika banner belum muncul pada perangkat tertentu.

Host yang masih menyiapkan dasar rapat dapat membaca cara membuat link Zoom di HP dan laptop. Untuk menghadapi peserta yang mengganggu chat atau jalannya pertemuan, gunakan panduan tindakan cepat host saat rapat terganggu.

Yang perlu diperiksa setelah 28 September

Buat rapat uji singkat dengan satu host, satu co-host, dan satu peserta yang masuk belakangan. Sematkan sebuah pesan, lalu periksa apakah banner terlihat pada desktop dan ponsel. Uji sederhana ini membantu tim memahami posisi tombol serta memastikan peserta terlambat menerima informasi yang sama.

Periksa juga apa yang terjadi ketika host mengganti pesan, peserta menutup lalu membuka kembali panel chat, atau co-host meninggalkan rapat. Catat hasilnya untuk moderator lain. Karena dokumentasi langkah final belum diterbitkan, pengujian pada perangkat yang benar-benar dipakai peserta lebih aman daripada mengandalkan letak tombol dari versi uji atau tangkapan layar lama.

Sumber resmi

• Zoom Meetings release notes: Pin message in in-meeting chat
• Zoom Support: Chatting in a Zoom meeting