Anda menjadwalkan rapat Zoom, tetapi ada kemungkinan terlambat masuk. Apakah rekan tim sebaiknya dijadikan alternative host atau co-host? Jawaban utamanya sederhana: alternative host dapat memulai rapat atas nama host, sedangkan co-host ditunjuk ketika rapat sudah berlangsung dan tidak bisa memulai rapat yang dijadwalkan host.
Keduanya dapat membantu mengelola rapat setelah masuk, tetapi waktu penunjukan dan cara mereka memperoleh akses berbeda. Jika peran yang dipilih keliru, peserta mungkin menunggu seseorang yang ternyata tidak memiliki izin untuk memulai sesi.
Bedanya saat rapat belum dan sudah dimulai
- Alternative host ditambahkan saat menjadwalkan rapat atau sebelum waktu mulai yang telah dijadwalkan. Rekan ini dapat menggunakan link atau ID rapat dari undangan untuk memulai rapat. Jangan berharap rapat tersebut otomatis muncul dalam daftar rapat mendatang miliknya.
- Co-host diberikan oleh host kepada seorang peserta selama rapat berlangsung. Perannya membantu sisi administrasi, seperti mengelola peserta. Penunjukan ini bukan cara agar rekan dapat memulai rapat ketika host belum hadir.
Zoom menjelaskan bahwa alternative host memiliki kontrol seperti co-host dan dapat memulai rapat. Ini bukan berarti mereka otomatis boleh menjadwalkan rapat baru atas nama Anda; kemampuan menjadwalkan atas nama orang lain merupakan fitur dan pengaturan berbeda.
Kapan memilih alternative host?
Pilih peran ini bila fasilitator cadangan harus dapat membuka rapat meski penyelenggara utama belum masuk. Contohnya kelas daring yang harus dimulai tepat waktu, wawancara dengan beberapa pewawancara, atau rapat tim ketika host berisiko terhalang perjalanan.
Menurut Zoom, host dan orang yang ditunjuk harus sama-sama memenuhi persyaratan Licensed serta berada dalam akun Zoom yang sama. Periksa kelayakan kedua pengguna dan keanggotaannya pada akun organisasi; jika penambahan gagal, minta admin memeriksa status pengguna. Jangan mengira setiap orang yang menerima undangan rapat dapat langsung dijadikan alternative host.
Cara menetapkan alternative host sebelum rapat
- Masuk ke portal web Zoom → Meetings → Schedule A Meeting, lalu isi detail rapat seperti biasa.
- Gulir ke Options dan buka pilihan tambahan dengan Show.
- Isi kolom Alternative Hosts dengan nama atau alamat email pengguna yang memenuhi syarat. Simpan rapat.
- Pastikan rekan menerima undangan atau memiliki link rapat yang benar, dan minta ia masuk dengan akun Zoom yang ditetapkan sebagai alternative host.
Anda juga dapat menambahkan alternative host dari penjadwal di aplikasi desktop Zoom, melalui Settings → Advanced → Alternative hosts. Jika pemberitahuan email alternative host dimatikan pada portal web, ia mungkin tidak menerima email khusus; karena itu pastikan jalur undangannya tetap tersedia. Zoom menyebut rapat tersebut tidak tampil sebagai rapat mendatang di daftar pribadinya, jadi gunakan link atau ID dari undangan untuk memulainya.
Bila penyelenggara utama menyusul setelah alternative host memulai sesi, Zoom memberikan pilihan kepada host utama untuk mengambil kembali kontrol host atau membiarkannya tetap di tangan alternative host. Sepakati sebelum rapat siapa yang akan memimpin setelah keduanya hadir agar pembagian tugas tidak berubah mendadak.
Kapan co-host lebih tepat?
Pilih co-host jika Anda sendiri akan memulai rapat, tetapi ingin seseorang membantu setelah peserta masuk. Dalam kelas besar, rekan dapat memantau panel peserta, membantu menertibkan chat, dan mengelola diskusi kelompok sesuai izin yang tersedia. Untuk situasi ketika ada peserta mengganggu, lihat juga langkah cepat host saat peserta mengganggu rapat.
Co-host berbagi banyak kontrol dengan host, tetapi tidak memiliki semua hak host. Zoom antara lain menyatakan co-host tidak dapat mengakhiri rapat untuk semua orang atau menjadikan peserta lain co-host. Yang terpenting untuk perencanaan: peran ini tidak bisa diberikan sebelum sesi dimulai dan tidak menggantikan alternative host untuk membuka rapat.
Cara menunjuk co-host saat rapat berjalan
- Host memulai rapat dan memastikan fitur Co-host aktif pada pengaturan rapatnya.
- Di aplikasi Zoom, buka panel Participants.
- Arahkan kursor ke nama peserta yang akan membantu, klik More → Make co-host, kemudian konfirmasi.
- Periksa label peran di panel Participants dan beri tugas yang jelas, misalnya mengawasi waiting room atau membantu peserta yang kesulitan masuk.
Jika tombol Make co-host tidak tersedia, periksa apakah Anda adalah host yang sedang memegang kontrol dan apakah pengaturan Co-host aktif. Di portal web, opsi tersebut berada pada Settings → Meeting → In Meeting (Basic). Bila terkunci atau tidak dapat diubah, hubungi admin akun Zoom Anda.
Pilih peran dari kebutuhan nyata, bukan namanya
Perlu rekan memulai rapat tanpa Anda? Tetapkan alternative host sebelum rapat, pastikan akunnya memenuhi syarat, dan uji link undangan. Anda tetap hadir untuk membuka rapat, tetapi membutuhkan bantuan mengelola peserta? Jadikan rekan co-host ketika rapat sudah dimulai.
Untuk acara penting, lakukan uji singkat: minta alternative host mencoba jalur undangan dan periksa siapa yang memegang kontrol saat host utama bergabung. Bila memakai co-host, pastikan host tahu cara menunjuknya di panel Participants. Persiapan kecil ini menghindari rapat tertunda karena orang yang ditugaskan ternyata belum mempunyai peran yang tepat.
Sampaikan juga rencana cadangan kepada tim: siapa yang akan membuka rapat, siapa yang menerima peserta di waiting room, dan siapa yang melanjutkan agenda bila pembicara utama terlambat. Pembagian peran yang jelas tetap diperlukan meski izin di Zoom sudah diatur dengan benar.
Leave a Reply