Host Zoom dapat mengunduh laporan peserta yang memuat waktu masuk, waktu keluar, durasi rapat, status tamu, dan informasi ruang tunggu. Datanya tersedia melalui Meeting and webinar history di portal web Zoom. Akses yang terlihat bergantung pada peran dan izin akun, jadi host biasa dan admin mungkin melihat cakupan laporan yang berbeda.
Panduan ini menunjukkan jalur untuk host, jalur untuk admin, cara membuka rincian peserta, dan langkah mengunduh file CSV. Ada beberapa batasan yang perlu diketahui, terutama untuk peserta yang hanya menunggu di waiting room atau yang belum masuk ke akun Zoom.
Sebelum membuka laporan
- Gunakan portal web Zoom dan masuk dengan akun yang menjadi host atau memiliki hak laporan yang sesuai.
- Siapkan tanggal rapat atau webinar yang ingin dicari. Riwayat laporan tersedia hingga 15 bulan ke belakang, tetapi pencarian dilakukan untuk rentang maksimal satu bulan setiap kali.
- Jika rapat baru saja berakhir, tunggu hingga laporan selesai diperbarui. Zoom mencatat laporan untuk rapat terbaru dapat memerlukan waktu sampai sekitar 30 menit.
Host dapat melihat riwayat rapat yang mereka selenggarakan. Untuk melihat laporan seluruh akun, pengguna perlu menjadi pemilik akun, admin, atau memiliki peran khusus dengan akses ke Usage reports. Akses delegasi untuk rapat yang dijadwalkan atas nama orang lain juga bergantung pada izin laporan yang diaktifkan.
Buka riwayat rapat sebagai host
- Masuk ke portal web Zoom sebagai host rapat.
- Klik foto profil atau inisial akun di pojok kanan atas, lalu pilih My account.
- Pada menu samping, pilih Reports, lalu Meetings & Webinars.
- Jika belum terbuka, pilih tab Usage reports.
- Pilih Meeting and webinar history.
Untuk admin yang membutuhkan laporan tingkat akun, jalurnya berbeda: buka Admin Center, pilih Reports, lalu Usage reports dan Meeting and webinar history. Tampilan laporan dapat berisi tab By meetings/webinars atau By hosts, sesuai peran dan izin Anda.
Cari rapat lalu buka rincian peserta
- Tentukan rentang tanggal dan filter yang sesuai, lalu jalankan pencarian.
- Cari rapat berdasarkan waktu atau host. Untuk tampilan berdasarkan rapat, temukan kolom Participants.
- Klik jumlah peserta pada baris rapat yang ingin diperiksa.
- Di jendela rincian, tinjau nama peserta, email jika mereka masuk ke akun Zoom, waktu masuk dan keluar, durasi, status tamu, serta keterangan apakah peserta sempat berada di waiting room.
Waktu masuk dan keluar membantu membedakan peserta yang bergabung sebentar dari yang mengikuti sebagian besar rapat. Email tidak selalu tersedia: Zoom menyatakan alamat email ditampilkan bagi peserta yang masuk ke akun Zoom. Karena itu, laporan dapat menampilkan nama atau status tamu tanpa alamat email yang dapat dipakai untuk mengidentifikasi orang secara pasti.
Unduh daftar peserta sebagai CSV
Pada jendela rincian peserta, Anda dapat memilih Export with meeting data untuk menyertakan informasi rapat. Pilihan Show unique users menggabungkan entri peserta yang berulang, misalnya seseorang yang lebih dulu masuk waiting room lalu diterima. Setelah itu, klik Export di kanan atas jendela. Zoom menyiapkan laporan peserta sebagai file CSV dan menambahkannya ke Report queue.
Untuk mengambil file, buka panel Report queue, cari laporan yang baru dibuat, lalu klik ikon unduh setelah tersedia. Jika yang Anda perlukan adalah ringkasan seluruh riwayat rapat, bukan hanya daftar peserta untuk satu rapat, gunakan menu Export pada laporan utama dan pilih Export the list with participants details. File riwayat itu juga disiapkan sebagai CSV melalui Report queue.
Untuk audit waktu kehadiran, gunakan Export with meeting data agar rincian sesi ikut disertakan. Pilih Show unique users jika yang Anda perlukan adalah jumlah orang berbeda; biarkan entri terpisah tetap terlihat bila perlu menelusuri beberapa kali masuk atau perpindahan dari waiting room ke rapat. Ekspor peserta ini berbeda dari laporan registrasi atau survei.
Perhatikan data waiting room
Kolom jumlah peserta pada tabel rapat tidak menghitung orang yang hanya berada di waiting room dan tidak pernah diterima. Rincian peserta dapat menunjukkan status waiting room, tetapi tetap ada kondisi khusus: orang yang mencoba masuk sebelum host memulai rapat tidak selalu tercatat sebagai peserta yang menunggu sampai host memulai. Jika rapat tidak pernah dimulai, peserta yang menunggu host juga tidak tercatat dalam laporan peserta.
Jika satu orang muncul lebih dari sekali karena keluar lalu bergabung kembali atau karena masuk melalui waiting room, gunakan Show unique users saat menyiapkan file. Simpan versi asli jika Anda perlu meninjau setiap sesi masuk dan keluar; gunakan tampilan unik hanya untuk menghitung orang yang berbeda.
Jika rapat tidak muncul atau laporan belum lengkap
- Periksa peran dan izin. Host melihat laporan untuk rapat yang mereka selenggarakan. Laporan seluruh akun memerlukan akses admin atau izin laporan yang sesuai.
- Periksa tanggal pencarian. Gunakan rentang maksimal satu bulan per pencarian; riwayat laporan tersedia untuk jangka tertentu dan tidak mencakup semua data tanpa batas.
- Tunggu pemrosesan. Laporan rapat yang baru selesai dapat memerlukan sampai sekitar 30 menit untuk lengkap.
- Periksa status waiting room. Jumlah peserta utama dapat berbeda dari rincian waiting room karena peserta yang tidak pernah diterima tidak masuk hitungan peserta rapat.
- Gunakan Report queue. File CSV yang diekspor mungkin perlu dibuka dari panel antrean sebelum dapat diunduh.
Laporan peserta dapat memuat nama dan alamat email, jadi batasi akses file kepada orang yang memang membutuhkannya. Untuk sisi keamanan aplikasi, baca juga panduan DompetPaypal tentang pembaruan Zoom di Windows dan celah keamanan.
Leave a Reply