Admin Zoom dapat membatasi akses ke rekaman rapat dan transkrip dari perangkat yang belum terdaftar di Zoom Device Management (ZDM). Pengaturan ini berguna ketika organisasi ingin membedakan perangkat terkelola dari perangkat lain yang dipakai untuk masuk rapat. Namun, cakupannya spesifik: catatan rilis Zoom menyebut Cloud recording, Transcript, dan Meeting summaries. Jangan menganggap opsi ini otomatis mengatur setiap bentuk perekaman.
Berikut cara memahami dan menyiapkan pembatasan tersebut, termasuk apa yang perlu diuji sebelum kebijakan diterapkan ke seluruh organisasi.
Fitur ini membatasi akses berdasarkan status perangkat
Zoom menyebut pembatasan ini untuk perangkat yang belum terdaftar (not enrolled) di Zoom Device Management. Jadi, yang perlu diperiksa bukan semata-mata siapa pemilik perangkat, melainkan apakah perangkat itu masuk dalam pengelolaan ZDM organisasi. Laptop pribadi yang sudah terdaftar dan komputer kantor yang belum terdaftar bisa memiliki status berbeda dari yang diperkirakan pengguna.
Perubahan ini memperluas pembatasan yang sebelumnya berlaku untuk Meeting Summaries. Setelah pengaturan utama diaktifkan, admin dapat memilih subopsi untuk membatasi Meeting summaries, Cloud recording, Transcript, atau semuanya. Ruang lingkupnya dapat dikelola pada tingkat akun maupun grup.
Bedakan cloud recording dari perekaman lokal
Daftar subopsi yang disebut Zoom memuat Cloud recording, bukan kontrol terpisah untuk semua jenis perekaman. Karena itu, jangan menjanjikan bahwa pengaturan ini memblokir setiap salinan lokal atau metode lain yang tidak dicantumkan Zoom. Jika organisasi juga perlu mengendalikan perekaman lokal, periksa kebijakan dan kontrol rapat lain yang tersedia di akun, lalu uji sesuai perangkat dan peran yang digunakan.
Demikian pula, Meeting summary, Cloud recording, dan Transcript adalah pilihan yang disebut secara terpisah. Anda tidak harus memilih seluruhnya jika kebijakan organisasi hanya membatasi sebagian. Misalnya, tim dapat menilai kebutuhan ringkasan secara terpisah dari rekaman awan atau transkrip, lalu menentukan pilihan yang sesuai sebelum menerapkannya.
Langkah mengatur pembatasan di portal Zoom
- Masuk ke portal web Zoom dengan akun pemilik atau admin yang berwenang mengelola kebijakan.
- Pilih konteks akun atau grup yang ingin diatur. Zoom menyatakan pengaturan ini dapat dikelola pada kedua tingkat tersebut.
- Buka bagian General > Security.
- Cari Restrict users from using selected features on unauthorized devices.
- Aktifkan pengaturan utama, lalu pilih subopsi yang perlu dibatasi: Meeting summaries, Cloud recording, Transcript, atau semua opsi tersebut.
- Tinjau pilihan dan cakupan sebelum menyimpan perubahan, lalu lakukan uji pada akun dan perangkat yang sesuai.
Nama menu dalam portal dapat berubah seiring pembaruan antarmuka atau berbeda menurut bahasa yang dipilih. Jika Anda tidak melihat opsi tersebut, periksa kembali apakah Anda masuk sebagai pemilik/admin, dan pastikan sedang melihat konteks akun atau grup yang dimaksud.
Tentukan pilihan berdasarkan kebutuhan tim
Sebelum mengaktifkan semua pembatasan, tentukan materi mana yang memang boleh diakses dari perangkat yang belum terdaftar. Ada organisasi yang perlu membatasi cloud recording dan transkrip, tetapi tetap mengizinkan ringkasan rapat. Ada pula yang memilih pembatasan lebih luas. Zoom menyediakan pilihan per fitur agar admin tidak harus menerapkan satu kombinasi yang sama untuk semua kebutuhan.
Jika kebijakan hanya berlaku bagi tim tertentu, atur pada tingkat grup dan pastikan pengguna berada di grup yang benar. Untuk aturan yang harus berlaku luas, tinjau pengaturan tingkat akun. Sebelum mengubah pengaturan, koordinasikan dengan pemilik proses rapat agar akses kerja yang diperlukan tidak terputus tanpa pemberitahuan.
Uji dari perangkat terdaftar dan yang belum terdaftar
Mulailah dengan kelompok kecil atau rapat percobaan. Bandingkan perilaku akun uji dari perangkat yang terdaftar di ZDM dan perangkat yang belum terdaftar. Uji setiap subopsi secara terpisah agar jelas apakah hasilnya berasal dari pembatasan Meeting summaries, Cloud recording, atau Transcript. Jika organisasi memakai beberapa sistem operasi, sertakan perangkat yang benar-benar digunakan anggota tim.
- Pastikan akun uji berada pada tingkat akun atau grup yang dikenai kebijakan.
- Catat subopsi yang diaktifkan sebelum mulai menguji.
- Periksa akses ke fitur yang dibatasi pada perangkat dengan status ZDM berbeda.
- Pastikan kebijakan tidak mengubah akses yang masih diperlukan oleh tim.
- Ulangi pengujian setelah perubahan grup atau kebijakan admin.
Catatan rilis Zoom mencantumkan portal web, Windows, macOS, Linux, iOS, dan Android dalam daftar platform untuk perubahan ini. Gunakan perangkat yang relevan dengan lingkungan organisasi saat menguji, dan jangan mengasumsikan satu hasil dari desktop otomatis sama untuk setiap perangkat.
Admin sebaiknya memberi tahu pengguna terlebih dahulu fitur mana yang dibatasi dan ke mana mereka harus menghubungi jika akses diperlukan. Dengan begitu, pengguna dapat memastikan status perangkatnya melalui tim pengelola, bukan berulang kali mencoba memulai rekaman atau membuka transkrip. Catat pengecualian yang disetujui dan tinjau ulang keanggotaan grup ketika peran seseorang berubah.
Jika pilihan tidak terlihat atau hasilnya berbeda
- Periksa hak akses admin. Pengaturan ini ditujukan bagi pemilik akun dan admin. Pengguna biasa mungkin tidak dapat melihat atau mengubahnya.
- Periksa konteks akun dan grup. Pastikan Anda meninjau lingkup yang sama dengan tempat pengguna dikelola.
- Periksa pendaftaran ZDM. Status terdaftar atau belum terdaftar menjadi dasar pembatasan perangkat.
- Periksa subopsi. Pengaturan utama dan pilihan untuk Meeting summaries, Cloud recording, serta Transcript perlu dibaca sebagai kontrol terpisah.
- Uji ulang secara terkontrol. Catat sistem operasi, status perangkat, dan grup akun yang dipakai agar admin dapat membandingkan hasil.
Pembatasan perangkat ini merupakan satu bagian dari keamanan rapat, bukan pengganti pembaruan aplikasi. Untuk sisi keamanan aplikasi Zoom di Windows, lihat juga panduan pembaruan Zoom dan celah keamanan.
Leave a Reply