Breakout Room membantu host membagi satu Zoom Meeting menjadi beberapa ruang diskusi kecil. Fitur ini cocok untuk kelas, pelatihan, rapat tim, sesi pendampingan, atau kegiatan yang membutuhkan diskusi kelompok tanpa membuat meeting terpisah.
Host dan co-host dapat membagi peserta secara otomatis, menempatkannya secara manual, atau membiarkan peserta memilih ruang sendiri. Setelah diskusi selesai, semua peserta dapat dikembalikan ke ruang utama.
Sebelum mulai
- Pastikan fitur Breakout Room sudah diaktifkan pada pengaturan akun Zoom.
- Gunakan aplikasi Zoom Workplace versi terbaru agar kontrol yang diperlukan tersedia.
- Tentukan jumlah kelompok, durasi diskusi, dan tugas setiap kelompok.
- Siapkan co-host bila jumlah peserta cukup banyak.
- Berikan instruksi sebelum peserta dipindahkan dari ruang utama.
Zoom menjelaskan bahwa pengelolaan Breakout Room dilakukan oleh host atau co-host. Peserta dari aplikasi seluler dapat mengikuti sesi, tetapi pengaturan dan pemindahan peserta lebih aman dilakukan host dari aplikasi desktop atau web yang didukung.
Cara membuat Breakout Room saat meeting berlangsung
1. Mulai Zoom Meeting sebagai host
Buka meeting yang sudah dijadwalkan atau mulai meeting baru. Jika Anda masih menyiapkan rapat pertama, panduan membuat link Zoom di HP dan laptop dapat dibaca lebih dahulu.
Setelah peserta masuk, jelaskan tujuan diskusi, waktu yang tersedia, dan hasil yang harus dibawa kembali ke ruang utama. Instruksi sebaiknya diberikan sebelum ruang dibuka karena audio dan video setiap Breakout Room terpisah dari sesi utama.
2. Pilih Breakout Rooms pada kontrol meeting
Klik Breakout Rooms pada bilah kontrol meeting. Jika tombolnya tidak terlihat, periksa menu tambahan atau pengaturan akun. Pada akun organisasi, fitur tertentu mungkin dikunci oleh administrator.
Tentukan jumlah ruang yang ingin dibuat. Zoom mendukung hingga 100 ruang terpisah, tetapi jumlah yang efektif sebaiknya disesuaikan dengan banyaknya peserta dan kemampuan host memantau diskusi.
3. Tentukan cara membagi peserta
Zoom menyediakan tiga pilihan utama:
- Assign automatically: Zoom membagi peserta secara merata.
- Assign manually: host atau co-host memilih anggota setiap ruang.
- Let participants choose room: peserta memilih dan memasuki ruang yang tersedia sendiri.
Pembagian otomatis paling cepat untuk diskusi umum. Pembagian manual berguna jika setiap kelompok harus memiliki peran atau keahlian tertentu. Pilihan mandiri cocok untuk sesi berdasarkan minat, tetapi peserta yang bergabung melalui perangkat tertentu mungkin perlu dipindahkan oleh host.
4. Buat ruang dan periksa pembagiannya
Klik Create. Ruang akan dibuat, tetapi belum langsung dibuka. Gunakan waktu ini untuk memeriksa daftar anggota, mengganti nama ruang, memindahkan peserta, menukar anggota antarkelompok, menambah ruang, atau membuat ulang pembagian.
Peserta yang belum mendapat ruang akan tetap berada di sesi utama saat Breakout Room dibuka. Karena itu, cek kembali bagian peserta yang belum ditempatkan sebelum memulai.
Pengaturan yang perlu diperiksa sebelum ruang dibuka
Buka ikon pengaturan pada panel Breakout Rooms. Beberapa pilihan yang berguna antara lain:
- Mengizinkan peserta memilih ruang sendiri.
- Mengizinkan peserta kembali ke sesi utama kapan saja.
- Memindahkan peserta yang sudah ditetapkan secara otomatis ke ruangnya.
- Menutup ruang secara otomatis setelah waktu tertentu.
- Memberikan pemberitahuan ketika waktu habis.
- Menampilkan hitung mundur sebelum peserta kembali ke ruang utama.
Tips praktis: untuk diskusi 15 menit, beri waktu kerja sekitar 12 menit lalu sisakan hitung mundur agar peserta dapat merapikan catatan dan memilih siapa yang akan menyampaikan hasil.
Cara membuka dan memantau Breakout Room
5. Klik Open All Rooms
Setelah pembagian siap, klik Open All Rooms. Peserta akan dipindahkan atau menerima undangan untuk bergabung, tergantung pengaturan yang dipilih. Host dan co-host dapat tetap berada di ruang utama lalu masuk ke ruang tertentu untuk memantau diskusi.
Jika seorang peserta belum bergabung, statusnya akan terlihat pada panel. Peserta yang datang terlambat dapat ditempatkan ke ruang yang masih sesuai.
6. Kunjungi ruang dan tanggapi permintaan bantuan
Host dan co-host dapat berpindah antarruang. Peserta juga dapat memakai Ask for Help untuk meminta host masuk ke ruang mereka. Menurut Zoom, permintaan bantuan ditujukan kepada host, sehingga pembagian tugas antara host dan co-host sebaiknya disepakati sejak awal.
Hindari masuk ke setiap ruang terlalu lama. Beri kelompok waktu untuk berdiskusi, lalu masuk sebentar untuk memastikan tugas dipahami dan tidak ada masalah teknis.
7. Kirim pesan atau materi ke semua ruang
Host dan co-host dapat menyiarkan pesan ke seluruh Breakout Room jika pengaturannya tersedia. Gunakan pesan singkat untuk mengingatkan sisa waktu, memperjelas tugas, atau memberi tahu bahwa peserta akan segera kembali.
Host juga dapat membagikan layar dari ruang utama ke semua ruang yang sedang terbuka. Fitur ini berguna untuk menampilkan instruksi yang sama, tetapi dapat menghentikan sementara share screen yang sedang berlangsung di ruang kelompok. Jika Anda belum terbiasa dengan kontrol presentasi, lihat panduan cara share screen di Zoom Meeting.
Cara memindahkan peserta ketika sesi sudah berjalan
Pada panel Breakout Rooms, host atau co-host dapat menempatkan peserta yang belum memiliki ruang serta memindahkan peserta dari satu ruang ke ruang lain. Penyesuaian ketika ruang sedang terbuka harus tersedia dan diaktifkan pada pengaturan Breakout Room akun.
Jika seseorang terputus lalu masuk kembali, periksa daftar peserta dan tempatkan ulang bila diperlukan. Jangan mengandalkan pembagian awal saja, terutama pada kelas besar atau koneksi yang tidak stabil.
Cara menutup Breakout Room dengan rapi
Kirim pengingat sebelum waktu berakhir, lalu klik Close All Rooms. Secara umum peserta mendapat hitung mundur sebelum kembali ke sesi utama, kecuali host mengaktifkan pemindahan langsung.
Setelah semua peserta kembali, beri jeda singkat untuk memastikan audio mereka aktif kembali. Minta tiap kelompok menyampaikan hasil sesuai format yang sudah ditentukan. Jika ada gangguan selama sesi, gunakan langkah pada panduan tindakan cepat host saat peserta mengganggu rapat.
Catatan penting tentang rekaman
Jika meeting direkam ke cloud, Zoom menyatakan rekaman hanya menangkap sesi utama, bukan isi Breakout Room. Rekaman di dalam ruang kecil menggunakan rekaman komputer dan memerlukan izin host untuk peserta yang merekam. Karena itu, jangan menganggap seluruh diskusi kelompok otomatis masuk ke rekaman meeting.
Sampaikan kebijakan rekaman kepada peserta sebelum membuka ruang. Untuk kelas atau rapat internal, tentukan apakah hasil diskusi cukup dicatat atau memang perlu direkam, lalu batasi akses hasilnya sesuai kebutuhan.
Jika tombol Breakout Rooms tidak muncul
- Pastikan Anda masuk sebagai host atau mendapat peran co-host.
- Periksa apakah fitur Breakout Room sudah diaktifkan pada pengaturan akun.
- Perbarui aplikasi Zoom Workplace.
- Coba periksa menu tambahan jika jendela Zoom terlalu sempit.
- Hubungi administrator organisasi jika pengaturannya terkunci.
Breakout Room akan berjalan lebih lancar jika pembagian kelompok, durasi, dan hasil diskusi sudah ditentukan sebelum tombol dibuka. Fitur Zoom hanya memindahkan peserta; kualitas sesi tetap bergantung pada instruksi yang jelas dan pemantauan host.
Leave a Reply