Fitur pencatat rapat berbasis AI memang praktis. Catatan lebih rapi, poin penting tidak mudah terlewat, dan tindak lanjut bisa langsung disusun setelah rapat. Namun, sebelum memakai My Notes di Zoom, ada satu hal yang perlu diperhatikan: fitur ini dapat memakai audio sistem dan mikrofon untuk membuat transkrip.
Karena itu, My Notes sebaiknya tidak dibiarkan aktif begitu saja untuk semua rapat. Terutama bila tim sering membahas data pelanggan, rencana bisnis, dokumen internal, atau informasi lain yang sensitif. Zoom menyediakan kontrol di tingkat akun, grup, dan pengguna, sehingga pengaturannya bisa disesuaikan dengan kebutuhan tiap tim.
My Notes dipakai untuk apa?
My Notes membantu membuat dan mengembangkan catatan dari percakapan. Zoom menyebut fitur ini dapat dipakai pada Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, rapat tatap muka, dan beberapa konteks lain melalui audio sistem. Catatan dapat diperkaya dari transkrip, termasuk dengan bantuan fitur AI yang tersedia di akun.
Transkrip tidak selalu sama dengan rekaman video atau audio penuh. Namun, keduanya tetap berkaitan dengan informasi rapat. Karena itu, sebelum mengaktifkan My Notes, tentukan dulu rapat seperti apa yang boleh ditranskripsikan, siapa yang boleh menyalakannya, dan bagaimana catatan akan dibagikan atau disimpan.
Siapa yang dapat mengubah pengaturan?
Pemilik akun dan admin dapat mengatur My Notes untuk seluruh organisasi lewat Zoom web portal. Admin grup dapat membuat aturan khusus untuk kelompok pengguna tertentu. Pengguna biasa juga dapat mengatur My Notes pada akunnya sendiri, selama pilihannya tidak dikunci oleh admin atau grup.
Pembagian ini berguna jika kebutuhan tiap tim berbeda. Tim penjualan mungkin membutuhkan ringkasan rapat pelanggan, sementara tim hukum atau keuangan memilih pembatasan yang lebih ketat. Dengan pengaturan grup, satu kebijakan tidak harus dipaksakan ke seluruh organisasi.
Bila ingin memakai fitur AI yang tersedia pada paket Zoom berbayar, pastikan langganan aktif dan sesuai kebutuhan. Untuk pengguna Indonesia yang sedang mempertimbangkan metode pembayaran, tersedia panduan pembayaran Zoom tanpa PayPal dan kartu kredit.
Mengatur My Notes untuk seluruh akun
Masuk ke Zoom web portal dengan akun admin yang memiliki izin mengubah pengaturan. Klik foto profil atau inisial akun, buka Admin Center, lalu pilih Settings dan bagian Notes. Pada bagian My Notes, admin dapat menyalakan atau mematikan fitur untuk seluruh pengguna.
Fitur tidak harus dimatikan total. Jika My Notes tetap diperlukan, admin bisa membatasi beberapa kemampuan di dalamnya. Misalnya, menentukan apakah pengguna boleh membuat transkrip dari audio sistem dan mikrofon, memakai AI untuk memperkaya catatan, menerima notifikasi email, atau menyimpan otomatis rekaman catatan dari rapat non-Zoom di perangkat seluler.
Periksa juga pengaturan peserta. Zoom menyediakan opsi terpisah untuk mengatur apakah peserta rapat dapat membuat transkrip My Notes pada rapat yang diselenggarakan akun organisasi. Untuk webinar, admin dapat mengatur hak panelis dan peserta. Ini penting untuk acara yang terbuka atau melibatkan pihak di luar perusahaan.
Mengatur untuk grup atau akun pribadi
Untuk satu kelompok pengguna, buka menu Users, pilih Groups, lalu masuk ke grup yang ingin diatur. Dari pengaturan produk atau tab Notes, admin dapat mengaktifkan atau menonaktifkan My Notes beserta opsi turunannya. Jika aturan tidak boleh diubah pengguna, gunakan ikon kunci agar pengaturan tersebut terkunci.
Pengguna pribadi dapat membuka Zoom web portal, masuk ke My Account, pilih Settings, lalu Notes. Jika My Notes tersedia, pilihannya dapat diatur dari sana. Opsi yang berwarna abu-abu biasanya dikendalikan oleh admin akun atau admin grup.
Checklist sebelum rapat dimulai
- Tentukan apakah rapat memang perlu ditranskripsikan.
- Untuk rapat sensitif, pertimbangkan untuk mematikan transkripsi atau membatasi siapa yang boleh menggunakannya.
- Pastikan peserta tahu bila fitur catatan atau transkrip akan dipakai.
- Periksa siapa yang memiliki akses admin dan dapat mengubah kebijakan.
- Tinjau notifikasi email dan penyimpanan otomatis agar catatan tidak tersebar di luar kebutuhan.
Kebijakan sederhana juga membantu. Misalnya, tulis aturan internal tentang jenis rapat yang boleh memakai My Notes, rapat yang harus dikecualikan, serta siapa yang bertanggung jawab meninjau dan menghapus catatan. Dengan begitu, fitur AI tetap membantu pekerjaan tanpa membuat kontrol informasi menjadi longgar.
Leave a Reply