Peserta datang saat sesi sudah berjalan, tertahan di Waiting Room, dan seharusnya masuk ke kelompok diskusi tertentu? Zoom menambahkan pengaturan bawaan yang dapat menerima peserta Waiting Room lalu memindahkan mereka ke Breakout Room yang sudah ditetapkan. Syarat utamanya: peserta harus sudah punya penugasan ruang, dan dua opsi perilaku default perlu diaktifkan.
Fitur ini membantu host kelas, pelatihan, atau lokakarya yang membagi peserta ke kelompok sebelum rapat. Namun, ini bukan pemindahan otomatis ke ruang acak untuk siapa saja yang masuk: Zoom mengaitkan alur tersebut dengan peserta yang telah ditetapkan ke Breakout Room.
Sebelum mulai
- Pastikan Breakout Rooms diaktifkan untuk rapat oleh pengaturan akun atau host.
- Siapkan penugasan peserta ke ruang sebelum mereka masuk. Anda dapat menetapkannya saat menjadwalkan rapat atau mengelolanya sesuai alur yang tersedia.
- Pastikan opsi Automatically move all assigned participants into breakout rooms aktif.
- Aktifkan juga Include waiting room participants pada pengaturan perilaku default Breakout Room.
1. Tetapkan peserta ke Breakout Room
Untuk rapat terjadwal, host dapat mempersiapkan penugasan terlebih dahulu melalui pengaturan Breakout Room ketika menjadwalkan rapat, bila opsi tersebut tersedia bagi akun dan alur penjadwalan yang digunakan. Pilih ruang dan tetapkan peserta yang sesuai. Pastikan informasi peserta yang digunakan cocok dengan identitas yang mereka pakai untuk bergabung.
Jika penugasan sudah ada, cek kembali daftar ruang sebelum sesi dimulai. Peserta yang belum ditetapkan tidak otomatis tahu ke kelompok mana harus masuk; mekanisme ini ditujukan kepada mereka yang memiliki assignment.
Penugasan dapat disiapkan saat menjadwalkan rapat jika pilihan tersebut tersedia di portal untuk akun Anda. Tentukan terlebih dahulu nama ruang, lalu cocokkan setiap peserta dengan ruang yang benar. Sisakan waktu untuk memeriksa daftar, terutama bila peserta mendaftar memakai alamat email atau nama tampilan yang berbeda dari yang akan dipakai saat bergabung. Hindari mengandalkan ejaan nama tampilan saja jika portal menggunakan identitas akun untuk mencocokkan assignment.
Untuk rapat yang sama, rencanakan apa yang terjadi bila peserta datang tanpa penugasan: apakah host akan menerima dan menempatkannya secara manual, atau tetap menahannya sementara untuk verifikasi? Menetapkan prosedur ini membantu host menjaga tujuan Waiting Room sebagai pemeriksaan masuk. Anda dapat membaca lebih lanjut tentang cara membuat dan mengelola Breakout Room sebelum menyiapkan alur otomatis.
2. Aktifkan perilaku bawaan Breakout Room
Masuk ke Zoom web portal dan buka pengaturan Meeting → In Meeting (Advanced) → Breakout room – Meetings. Aktifkan Breakout Room jika belum aktif. Pada bagian opsi, cari Set default breakout room behaviors, buka Edit Options, lalu aktifkan dua pilihan yang diperlukan:
- Include waiting room participants — memasukkan peserta yang masih berada di Waiting Room dalam perilaku default Breakout Room.
- Automatically move all assigned participants into breakout rooms — memindahkan peserta yang telah ditetapkan ke ruangnya secara otomatis.
Simpan perubahan yang diminta portal. Zoom mencatat bahwa pengaturan perilaku default ini tersedia pada versi 6.0.10 atau lebih baru. Jika opsi tidak terlihat, periksa apakah Breakout Room diaktifkan, apakah Anda mengubah tingkat akun atau grup yang tepat, dan apakah pengaturan dikunci administrator.
Setelah menyimpan, tinjau ulang pilihan default dan catat siapa yang dapat mengubahnya. Pengaturan yang terkunci pada tingkat akun atau grup perlu diubah oleh admin, bukan diulang-ulang dari profil host. Untuk kelas rutin, uji lagi setelah ada perubahan jadwal atau daftar peserta agar assignment lama tidak mengarahkan orang ke kelompok yang keliru.
3. Uji alur sebelum dipakai ke seluruh kelas
Sebelum mengandalkan fitur dalam sesi penting, uji dengan rapat percobaan dan satu peserta yang telah diberi assignment. Biarkan peserta berada di Waiting Room, lalu ikuti alur masuk sesuai kontrol host. Pastikan peserta diterima dan diarahkan ke ruang yang benar, bukan ke sesi utama atau ruang yang salah.
Pengaturan ini adalah perilaku default, bukan pengganti pengawasan host. Host tetap perlu memantau daftar peserta, memastikan ruang terbuka sesuai agenda, dan menangani peserta yang tidak memiliki penugasan atau masuk dengan identitas berbeda.
Yang perlu diperhatikan
- Penugasan harus benar. Fitur tidak menentukan sendiri kelompok berdasarkan nama, kelas, atau tujuan peserta.
- Waiting Room tetap berfungsi sebagai gerbang. Pengaturan tersebut memungkinkan peserta yang ditetapkan diterima dan dipindahkan sesuai perilaku default; jangan menafsirkan ini sebagai izin bagi semua orang untuk melewati Waiting Room.
- Opsi dapat dikunci. Jika kontrol berwarna abu-abu atau tidak dapat diubah, administrator mungkin membatasi perubahan di tingkat akun atau grup.
- Periksa kompatibilitas aplikasi dan perangkat. Catatan rilis menyebut perilaku ini pada dukungan Zoom Meetings untuk platform yang tercantum; pengalaman aktual tetap dapat dipengaruhi versi aplikasi dan konfigurasi organisasi.
Untuk memahami pengelolaan ruang setelah peserta masuk, lihat panduan membuat dan mengelola Breakout Room Zoom. Jika Anda juga perlu menahan peserta sebelum rapat, baca cara mengaktifkan Waiting Room.
Jika peserta tidak berpindah
Periksa berurutan: peserta sudah mendapat assignment; Breakout Room aktif; opsi untuk menyertakan Waiting Room dan memindahkan semua peserta yang ditetapkan sama-sama dinyalakan; serta pengaturan disimpan pada tingkat yang berlaku. Jika kebijakan dikunci admin, minta admin memeriksa pengaturan tersebut. Untuk sementara, host dapat menggunakan kontrol peserta dan Breakout Room yang tersedia untuk menangani peserta secara manual.
Leave a Reply