Link rapat internal kadang tersebar lebih luas daripada yang direncanakan. Passcode membantu, tetapi siapa pun yang memperoleh link dan kode masih mungkin mencoba masuk. Untuk rapat organisasi yang pesertanya sudah jelas, host atau admin dapat menambahkan lapisan pemeriksaan berupa kewajiban login dan pembatasan berdasarkan domain email.
Pengaturan ini cocok untuk rapat karyawan, kelas internal, pelatihan tertutup, atau pembahasan dokumen organisasi. Namun jangan diterapkan tanpa perencanaan: peserta eksternal, narasumber, atau konsultan bisa tertahan jika alamat email mereka tidak termasuk domain yang diizinkan.
Bedanya wajib login dan pembatasan domain
Wajib login berarti peserta harus masuk ke akun Zoom sebelum dapat bergabung. Cara ini mengurangi peserta anonim dan membantu host melihat identitas akun yang digunakan.
Pembatasan domain email lebih ketat. Setelah peserta login, Zoom memeriksa apakah alamat email akunnya cocok dengan domain yang ditentukan, misalnya domain organisasi Anda. Zoom menjelaskan bahwa authentication profile dapat membatasi peserta ke pengguna yang sudah login, pengguna dalam akun yang sama, atau pengguna dengan domain email tertentu.
Pilih sesuai kebutuhan: gunakan kewajiban login bila Anda hanya ingin mengurangi peserta anonim. Tambahkan pembatasan domain bila rapat memang khusus untuk anggota organisasi tertentu.
Sebelum mengaktifkan pengaturan
- Pastikan semua peserta internal mengetahui alamat email yang harus dipakai untuk login.
- Catat peserta eksternal yang tetap perlu hadir.
- Tentukan siapa yang berwenang mengubah pengaturan di tingkat akun atau grup.
- Siapkan Waiting Room sebagai jalur pemeriksaan tambahan bila ada tamu.
- Uji pengaturan dengan satu akun internal dan satu akun eksternal sebelum rapat penting.
Langkah 1: Aktifkan autentikasi peserta
Masuk ke Zoom web portal menggunakan akun yang memiliki hak mengatur keamanan. Buka pengaturan rapat, cari bagian Security, lalu aktifkan opsi yang mewajibkan peserta rapat atau webinar melakukan autentikasi sebelum bergabung.
Pengaturan dapat dikelola pada tingkat akun atau grup. Jika sebuah opsi berwarna abu-abu atau tidak dapat diubah, kemungkinan pengaturan tersebut sudah dikunci pada tingkat yang lebih tinggi. Dalam kondisi itu, host perlu menghubungi admin Zoom organisasi.
Langkah 2: Buat authentication profile
Setelah autentikasi aktif, admin dapat membuat konfigurasi atau authentication profile. Beri nama yang mudah dipahami host, misalnya “Rapat Internal Perusahaan”, agar tidak tertukar saat menjadwalkan meeting.
Zoom menyediakan beberapa pilihan autentikasi. Untuk rapat internal, dua pilihan yang paling relevan adalah:
- Signed-in users in my account untuk pengguna yang berada dalam akun organisasi yang sama.
- Sign in to Zoom with specified domains untuk pengguna yang alamat emailnya sesuai dengan domain yang ditentukan.
Langkah 3: Tambahkan domain email dengan teliti
Masukkan domain organisasi tanpa salah ketik. Jika ada beberapa domain resmi, Zoom memungkinkan admin menambahkan lebih dari satu domain. Gunakan hanya domain yang benar-benar dikelola organisasi dan hindari domain email umum bila tujuan rapat adalah membatasi akses internal.
Periksa juga daftar domain yang diblokir. Zoom mencatat bahwa domain yang sudah berada dalam daftar blokir tidak dapat digunakan dalam authentication profile yang mengizinkan domain tersebut.
Langkah 4: Pilih profil saat menjadwalkan rapat
Saat membuat rapat, aktifkan opsi peserta terautentikasi lalu pilih profil yang sudah disiapkan. Periksa kembali pilihan tersebut sebelum link dibagikan. Jangan hanya mengandalkan template lama karena kebutuhan peserta pada setiap rapat bisa berbeda.
Bagikan petunjuk singkat dalam undangan: peserta harus login menggunakan akun dengan email organisasi sebelum membuka link rapat. Pesan sederhana ini dapat mengurangi kebingungan saat peserta ditolak di menit terakhir.
Bagaimana jika ada narasumber dari luar?
Untuk tamu yang sah, admin dapat mengizinkan authentication exception jika fitur tersebut diaktifkan. Pengecualian harus dibuat secara sengaja untuk alamat email peserta yang benar, bukan dengan melonggarkan akses bagi semua orang.
Jika Anda belum yakin dengan pengecualian autentikasi, gunakan Waiting Room Zoom agar host dapat memeriksa tamu sebelum memasukkannya. Untuk rapat yang sudah berlangsung dan mengalami gangguan, baca juga urutan tindakan cepat host Zoom.
Dampak yang perlu diberitahukan kepada peserta
Peserta yang belum login akan diminta masuk terlebih dahulu. Peserta yang login memakai alamat berbeda mungkin tetap ditolak meskipun link rapatnya benar. Ini bukan selalu tanda link rusak; sistem sedang mencocokkan identitas akun dengan aturan autentikasi.
Karena itu, cantumkan kontak panitia di undangan rapat. Jika peserta internal tidak bisa masuk, panitia dapat mengecek apakah mereka memakai akun yang benar tanpa membagikan link baru ke kanal publik.
Checklist singkat sebelum rapat internal dimulai
- Profil autentikasi yang benar sudah dipilih.
- Domain email tidak salah ketik.
- Peserta sudah diberi tahu untuk login.
- Tamu eksternal sudah mendapat pengecualian atau jalur Waiting Room.
- Host dan co-host tahu siapa yang harus dihubungi jika peserta tertahan.
Jika peserta internal tetap tidak bisa masuk
Minta peserta memeriksa akun Zoom yang sedang aktif, bukan hanya alamat email undangan. Bila mereka memiliki beberapa akun, keluar lalu login kembali dengan alamat organisasi. Jika masalah dialami banyak peserta, admin perlu memeriksa apakah profil autentikasi, domain, atau penguncian di tingkat akun sudah sesuai.
Pembatasan login dan domain bukan pengganti seluruh pengamanan rapat. Gabungkan dengan passcode, Waiting Room, pembatasan screen sharing, dan pemeriksaan daftar peserta sesuai tingkat sensitivitas pertemuan.
Leave a Reply